Автоматизация бизнес-процессов — как это сделать

Чтобы система управления бизнес-процессами была надежной и эффективной, в ней нужно навести порядок и автоматизировать его. Нет смысла и необходимости, лишний раз повторять о современности, стремительной диджитализации и т.д. и т.п. Веб-технологии и автоматизация – то, к чему стремится сегодня каждый владелец. Давайте теперь разберемся, что подразумеваем под автоматизацией? Кому это нужно? Что это решает? Как это реализовать?

Что это такое? С чем его едят?

Автоматизация бизнес-процессов – это внедрение программной системы, которая согласно алгоритмам обеспечивает автоматическое выполнение задач. Учет, контроль, формирование базы и взаимодействие внутри компании на одной площадке, с сокращением временных затрат. Главное преимущество автоматизации в том, что возрастает результативность работы.

При автоматизации бизнес-процессов работа происходит прозрачно и слажено, быстро отслеживается каждый отдельный этап процесса. Система ставит задания по алгоритму, что исключает ошибки менеджера, также нет необходимости в трате времени на ручное заполнение данных. Выстраивается эффективное общение с клиентами, конструктивный диалог между сотрудниками, фиксируются и анализируются показатели взаимодействия клиент-менеджер. Полноценное прохождение этапов процесса гарантирует рост бизнеса и прибыли.

Бизнес-процесс – комплекс действий, совершенных в определенном порядке для достижения обозначенных целей компании.

Акцентируем ваше внимание, что автоматизация не решает вопрос наведения порядка внутри компании. Система, которую захотите внедрить, зачастую, подстраивается под установленный порядок и помогает оптимизировать уже слаженный бизнес-процесс компании. Т.е. крайне важно, чтоб при автоматизации процессов уже был наведен порядок или, как минимум, было описано как этот порядок должен выглядеть. При описании логики процессов, мы подходим к вопросу автоматизации как консультант и бизнес-архитектор, находим узкие места и предлагаем решения по оптимизации. Потому что знаем, если автоматизировать хаос, будет просто автоматизированный хаос.

Если вы очень самостоятельны и хотите автоматизировать бизнес-процессы без внедренческой компании, – отлично. Мы поддержим. Приходилось не раз наблюдать, как руководство, высшее звено менеджеров и IT-отдел компании проделывали работу по автоматизации самостоятельно и все было отлично и результат был налицо. Особенно, если мы говорим о Битрикс24. Его конструктор процессов достаточно легкий, удобный и гибкий. Но учтите тот факт, что ответственность за результаты работы – только на вас. В любом случае, всегда можно пригласить потом оптимизаторов и исправить…

Автоматизация процессов в Битрикс24

Цель

Верное целеполагание – нужный навык абсолютно в любой сфере, в любом вопросе. Грамотно сформулированная цель – залог выполненной задачи. Четкое понимание того, что хотите решить посредством автоматизации, даст возможность прийти к успеху.
Что мы можем определить, как типово поставленные цели:

  • Настроить аналитику и автоматизировать сбор информации;
  • Исключить “человеческий фактор”, минимизировать потери при ручной обработке заказов;
  • Ускорить работу людей, упростить выполнение типовых задач.

Ставьте цели верно – внедряйте правильно.

Описание бизнес-процесса

Не опишите четко бизнес-процесс – не составите верно алгоритм, не составите алгоритм – автоматизируете что-то, но не бизнес-процесс.
Некоторые руководители не видят полной картины того, как протекают процессы внутри их компании. Но точно уверены, что знают. Чтобы смотреть шире, рекомендуем опросить своих сотрудников и уточнить у каждого из них, в каких этапах бизнес-процесса они участвуют, что решают, и какие задачи нужно автоматизировать. Исходя из этого, описать бизнес-процессы получится верно.

Пример в нашем исполнении. Клиент занимается оптовыми продажами.

process_automation

Каждый блок отражает не какую-то работу, а то, что мы получим в конечном результате. Если результата нет или он не такой как пранировалось, переменная уходит в другую сторону – нужны корректировки. Чем детализированнее описан бизнес-процесс и его структура выглядит не прямой, а имеет вариативное разветвленные алгоритмы, тем четче будет автоматизация.
Мы прописываем бизнес-процессы так, чтобы менеджер внес данные в систему даже тогда, когда события разворачиваются самыми разными вариантами: клиент не пришел на первую встречу или на вторую, перенес ее или отказался сотрудничать на четвертой. Менеджер не зайдет в тупик по выстроенной цепочке процесса, потому что последний детально прописан и предлагает множество сценариев.

Если вы никогда ранее не сталкивались с конструктором бизнес-процессов, то прежде всего вам следует ознакомиться с официальной документацией, которая есть на сайте Битрикс24. Потом детально описать бизнес-процесс, и вместе со специалистами своего IT-отдела можно начать автоматизацию. Если вы очень сомневаетесь в успехе такого мероприятия, то лучше воспользоваться услугами интеграторов.

Автоматизация – это не излишество, а необходимость. Если вы пока не автоматизировали бизнес-процессы через битрикс24 и ждете знак, чтобы начать, это – он. Помните, если все сделать правильно, то ваши сотрудники скажут спасибо за минимизацию ручной работы, а прирост выручки непременно подтвердит – верным путем идете, товарищи.

НУЖНА АВТОМАТИЗАЦИЯ?

Поделитесь с друзьями!