Автоматизация юридических услуг — ч.1

Для кого информация: владельцы юридических фирм, учредители, соучредители, юристы, менеджеры высшего звена

Сколько бы не рассуждали об автоматизации компаний, минимизации человеческого фактора, но сердцем и наибольшей ценностью любого бизнеса остается сам человек. Если мы говорим о юристе, то перед глазами портрет человека в костюме «с иголочки», у которого в одной руке “Закон”, а в другой, как у Фемиды, – чаши весов. Ну, а за кулисами этого всего – солидный чек). Рынок юруслуг всегда стремится к позиции дорогостоящего.
Особенность работы юридического бизнеса существенно отличается от направления. Адвокатура работает с вертикальным удорожанием среднего чека, благодаря громким делам, а если говорить о Договорном и Корпоративном праве, то для юристов этого направления, куда важнее удержать старого клиента, чем получить нового. В общем, есть нюансы. Как происходит внедрение Битрикс24 в юридических компаниях и что из этого получается – читайте дальше.

Время = деньги

Каждая автоматизация в юридической компании четко давала нам понять, что основное средство, на которой делается прибыль – это время самих юристов. Речь идет об учете потраченного времени на дела клиентов, из чего выплывает рациональность сделок. Юркомпании, которые хотят достичь успеха, просто обязаны вести ресурсный учет и отслеживать время по задачам с привязкой к той или иной сделке. Если вы этого еще не делаете, то следует начать прямо сейчас.

Как обеспечивается? Настройка процессных задач с нормативами планового времени, отслеживание фактического времени в каждой задаче и сведение этих данных в привязке к  Сделке в CRM.

Очень внимательный менеджер

Первое впечатление – самое главное. Этот принцип действует и с первым предложением, которое говорит менеджер потенциальному или действительному клиенту компании. Когда мы говорим о юридических услугах – мы всегда говорим об особенной точности и внимательности к словам, к запросу, к предмету и теме разговора. Логирование действий и запись разговора с клиентом позволяет исключить возможные недоразумения. Уже работая над задачей, всегда можно зайти в карточку клиента и прослушать разговор, быть уверенным в точности интерпретации сказанного клиентом.

Как обеспечивается? Внедрением IP-телефонии с последующей интеграцией в CRM.

Разделяй и властвуй

Распределение компетенций юристов согласно их профильной деятельности: корпоративное право, криминальное право, административное право, земельное право и другие – основа основ. При этом, если отдельный ресурсный учет  затраченного времени по разным направлениям — это не проблема, то управление жизненным циклом разных сделок — это адище полное. Нам посчастливилось сотрудничать с компаниями, чьи профили охватывали большинство юридических направлений. В зависимости от типа и направления, существенно отличается не только процедура оказания услуг, но и принцип сотрудничества в целом. При этом, обработку всего этого потока выполняет административный персонал у которого просто голова идет кругом от различий и условностей.

Как обеспечивается? Системой автоматизации и вариативностью работы с заявками и сделками. Использование нескольких воронок (направлений) Сделок в Битрикс24 позволяет сделать типовые «костяки» жизненного цикла сделок по разным процедурам. Процедура первичного распределения заявок по направлениям выполняется на основании обязательных полей в Лидах и автоматизации Роботов, которые на эти поля опираются.

Система для юриста, а не юрист для системы

Группы и проекты. После первичной обработки информации менеджером, юрист приступает к работе и назначает встречу. Первая встреча платная или бесплатная – это оговорено политикой компании, и не столь важно для автоматизации, сколько для бухгалтерии. Нас интересовал момент, когда эксперт начинает приносить прибыль и фиксировать затраченное время на предоставление своих услуг. Мы наладили этот процесс.

Проект создается сразу после согласования сделки и включает автоматическое выполнение действий по процедуре. В системе автоматически создается группа, в которой участвуют все, кто будет взаимодействовать с клиентом и вести его дело. Создаются необходимые опросники для наполнения группы необходимыми первичными данными. В группе отображаются все задачи, на которые юристы тратят свое время. Юрист предоставляет услугу, фиксирует свое время, а в системе происходит логирование.

Выездные консультации. Если нужно предоставить выездную консультацию, в группе создается задача и событие в календаре у назначенного юриста из соответствующей группы. Мы сделали так, что календари интегрированы с Google. Юрист, таким образом, может планировать свою загрузку прямо в своем смартфоне, а общий календарь в Битрикс24 позволяет планировать загрузку друг у друга. Менеджер сразу определяет, какой юрист свободен, какого поставить к новому клиенту и, что удобнее назначить, выездную консультацию или офисную.

При этом, юрист, который находится на выездной консультации, по прибытию на место – просто нажимает кнопку в мобильном приложении, что говорит о старте учета времени на клиента, а по факту завершения работы с клиентом — нажимает кнопку окончания учета времени по задаче. Учет времени идет в отдельный отчет, который доступен клиенту в реальном времени. Оплачивается время потраченное по факту, клиент доволен – все прозрачно, юрист доволен – все быстро, руководитель доволен – все под контролем.

На этом мы завершаем первую часть нашего рассказа… Мы старались сделать материал удобным и понятным, потому разбили нашу статью на несколько частей. Уж слишком большой объем информации. Скоро выйдет вторая часть, в которой мы закроем оставшиеся моменты по автоматизации юридических услуг посредством внедрения Битрикс24.

Поделитесь с друзьями!