Отлично, Вы пришли к решению провести интеграцию CRM Битрикс24 в Вашей компании. Скорее всего, перед Вам сейчас стоит множество вопросов. Какую редакцию выбрать? Как правильно настроить Битрикс? Как подготовиться и как провести внедрение Битрикс24? И самое главное — как добиться действительно высоких результатов по итогу внедрения?

Хорошая новость — эта статья даст Вам ответы и позволит учесть множество нюансов. Поехали…

Как подготовиться к внедрению?

Например, я оказываю услуги в сфере ИТ. Вроде и деньги заходят, но после выплат ЗП и услуг подрядчиков — понимаю что проект получился не таким прибыльным как ожидалось. Мне крайне важно оптимизировать трудозатраты на каждый отдельный проект, соблюдать норму потраченного времени (не говоря о дедлайнах), и видеть оперативную картину по рентабельности того или иного проекта. Так же, мне хотелось бы автоматизировать шаблонные задачи. Например, подготовку проектной и договорной документации.

Или, предположим, я продаю велосипеды разных марок, обслуживаю и ремонтирую их. У меня ведется множество рекламных компаний в разных каналах. Понимая уровень конкуренции и оценивая ежемесячный бюджет на маркетинг, мне важно бороться за каждого клиента, вести учет всех заявок, контролировать оперативность и качество их обработки, понимать результативность каждого маркетингового канала в виде полученных от клиентов денег. Так же, мне важно вести учет сроков гарантийного обслуживания и занятость моих специалистов.

Исходя из примеров описанных выше, вырисовываются ключевые области, на которых следует делать акцент при автоматизации.

Описание бизнес-процессов

Опишите логику Ваших бизнес процессов. Делайте это коллегиально. Проявите заботу и уточните у Ваших коллег — как бы они хотели упростить выполнение рутинных задач, какой функционал помог бы им в значительной мере делать работу более эффективно. Руководство далеко не всегда видит картину объективно, а вот прямые исполнители наверняка подскажут что-то дельное. Прибегая к такому общению, следует помнить, что не всегда рядовым сотрудникам следует знать все нюансы работы будущей системы контроля.

Ниже представлен фрагмент блок-схемы, описывающей логику бизнес-процессов. Напоминаю, ранее мы готовили видео отдельно по описанию и настройке бизнес-процессов в Битрикс24 — ВИДЕО

Не стоит копировать логику процессов, ни у партнеров, ни у конкурентов, даже если она кажется схожей. Самое важное то, что в момент описания процессов Вы сможете оценить текущую ситуацию и пересмотреть отдельные участки, улучшив их.

По итогу описания бизнес-процессов следует понять — как их правильно настроить и как в целом выстроить модель работы в системе Битрикс24. Для этого потребуется понимание функциональных возможностей и принципов реализации — нужно знать наверняка как это устроено в Битриксе, тогда будет понятно прийдется ли идти на компромиссы, или все ваши пожелания идеально ложатся в систему и соответствуют ее возможностям. Чаще всего, именно для этих целей привлекают в проект интегратора CRM систем, или просто пытаются выведать информацию, что, безусловно, раздражает этих самых интеграторов.

Особенности настройки 

Не будем особо заострять внимание на этом пункте. Настройка основных справочников, структуры компании и даже небольшой кусок автоматизации — вполне под силу любому человеку, который дружит с техникой. Нужно желание и свободное время. На сайте компании Битрикс есть огромное количество обучающих материалов. А вот более сложные вещи, такие как работа в конструкторе бизнес-процессов, доработки функционала, интеграция посредством webhook и прочее — наверняка заставят Вас обратиться к профессионалам.

Внедрение и обучение

Ниже мы приведем пару важных советов, которые сделают процесс вовлечения сотрудников в работу в новой системе гораздо легче.

1. Соберите рабочую группу — это могут быть представители разных отделов. Постройте процесс внедрения так, чтоб каждый участник рабочей группы видел конкретную пользу от внедрения, выгоды от перехода на новую систему должны быть очевидными.
2. Найдите своих амбасадоров среди рядовых исполнителей. Рядовой менеджер может оказаться более убедительным для своих коллег и будет восприниматься как «свой человек», чего не скажешь о руководителе. Найдите смекалистого парня, который будет схватывать все на лету и сможет объяснить другим сотрудникам, что «все не так уж и сложно».
3. Разбивайте процесс внедрения на отдельные этапы. Не желательно привязывать этапы к работе одного отдела. Частая ошибка, когда первыми в системе работать начинает один отдел, потом туда подключаются все остальные поэтапно. Работать в системе все должны начинать одновременно, возможно не по всем процессам, возможно кто-то будет работать там чисто номинально, но так или иначе — знакомство с системой и старт использования должны быть обще-коллективными.
4. Разработайте простые и понятные инструкции для всех отделов. Убедитесь, что все сотрудники ознакомились с ними.
5. Не вешайте процесс внедрения на своего ИТ-шника. Большинство админов ленивы по природе, к тому же, им Ваша новая система нужна как собаке пятая нога — для него это лишние обязательства.
6. Не жадничайте, мотивируйте финансово активных участников процесса внедрения.